Allergenkennzeichnung Vorlagen: Kostenlos herunterladen

Einleitung

Vorlage 1 — Speisekarten-Vorlage (Word und PDF)

Die Speisekarten-Vorlage löst das häufigste praktische Problem: die korrekte Formatierung des Fußnoten-Systems auf einer gedruckten Speisekarte. Sie enthält ein vollständig vorkonfiguriertes Layout mit Fußnoten-Buchstaben für alle 14 EU-Pflichtallergene (A bis N) und integrierten Nummernsymbolen für die 14 kennzeichnungspflichtigen Zusatzstoff-Klassen.

Was die Vorlage enthält:

• Fertig formatierte Speisekarten-Struktur mit Abschnitten für Vorspeisen, Hauptgänge, Desserts und Getränke
• Vollständige Allergen-Legende mit allen 14 EU-Allergenen (Buchstaben A–N) in der gesetzlich korrekten Bezeichnung
• Zusatzstoff-Legende mit den 14 kennzeichnungspflichtigen Klassen und gesetzlich korrekten Formulierungen (z. B. „mit Konservierungsstoff“, „mit Geschmacksverstärker“)
• Platzhaltertext für Ihre Gerichte mit Beispiel-Fußnoten

Verfügbare Formate:

• Word (.docx) — direkt bearbeitbar, Schriftarten und Farben anpassbar, eigene Gerichte einfügbar
• PDF — für den sofortigen Druck ohne weitere Bearbeitung

Varianten: Restaurant (mehrere Seiten, vollständige Kategorien), Bistro/Café (kompakte Einseitenversion), Catering (Buffet-Aufstellervorlage). Die Formulierungen in der Allergen-Legende und den Zusatzstoff-Hinweisen sind gesetzlich festgelegt — diese sollten Sie nicht abändern.

[Speisekarten-Vorlage herunterladen (Word + PDF)]

Vorlage 2 — Allergen-Dokumentation (Excel)

Die Excel-Dokumentation ist das Herzstück der allergenrechtlichen Compliance: Sie bildet die schriftliche Nachvollziehbarkeit ab, die Lebensmittelkontrolleure bei einer Betriebsprüfung einfordern. Die Tabelle ist so strukturiert, dass Sie für jedes Gericht auf der Speisekarte die enthaltenen Allergene lückenlos herleiten und dokumentieren können.

Aufbau der Tabelle (drei Sheets):

Sheet 1: Produktdatenbank

Alle von Ihnen verwendeten Lieferanten-Produkte mit den zugehörigen Allergenen und Zusatzstoffen — abgeleitet aus den Zutatenlisten und Spezifikationsblättern. Jedes Produkt erhält eine Zeile, jede Allergen- und Zusatzstoff-Spalte ist vorkonfiguriert.

Sheet 2: Rezeptur-Dokumentation

Für jedes Gericht eine Zuordnung der verwendeten Produkte aus Sheet 1. Die enthaltenen Allergene werden aus Sheet 1 automatisch berechnet und zusammengefasst — kein manuelles Übertragen der Allergen-Informationen.

Sheet 3: Speisekarten-Zusammenfassung

Eine übersichtliche Allergen-Tabelle aller Gerichte — direkt ausdruckbar als Kontroll-Übersicht für die Küche oder als Beilage zur Speisekarte.

[Allergen-Dokumentation Excel herunterladen]

Vorlage 3 — Schulungsprotokoll (PDF)

Das Schulungsprotokoll ist der dritte Baustein einer rechtssicheren Allergen-Compliance: Es dokumentiert, dass Ihre Mitarbeitenden nachweislich über Allergene, Kreuzkontamination und die korrekte Gäste-Kommunikation informiert wurden. Im Kontrollfall ist es ein wichtiges Entlastungsdokument.

Was das Schulungsprotokoll enthält:

• Kopfbereich mit Datum, Uhrzeit, Ort und Dauer der Schulung
• Feld für den Namen und die Funktion des Schulungsleiters
• Teilnehmerliste mit Namen, Position und Unterschrift
• Checkliste der behandelten Schulungsinhalte:
• Die 14 EU-Pflichtallergene und ihre häufigsten Quellen
• Erkennung und Kommunikation von Allergen-Anfragen durch Gäste
• Kreuzkontamination: Risiken und Vermeidungsmaßnahmen in der Küche
• Aktualisierungspflicht bei Rezeptur- und Lieferantenänderungen
• Dokumentationspflichten nach LMIV
• Freifeld für betriebsspezifische Zusatzinhalte

[Schulungsprotokoll PDF herunterladen]

Wie Sie die Vorlagen einsetzen

Einstieg mit allen drei Vorlagen gleichzeitig:

Der wirksamste Ansatz ist die parallele Nutzung aller drei Vorlagen von Beginn an. Starten Sie mit der Excel-Dokumentation: Tragen Sie zunächst alle Produkte aus Ihren Lieferanten-Zutatenlisten ein (Sheet 1), ordnen Sie dann die Produkte den Gerichten zu (Sheet 2) und drucken Sie die fertige Allergen-Übersicht aus (Sheet 3). Passen Sie die Speisekarten-Vorlage dann auf Basis dieser Übersicht an. Das Schulungsprotokoll setzen Sie ein, wenn das Team auf den neuen Stand gebracht wird.

Tipps zur Anpassung:

• Ersetzen Sie den Platzhaltertext in der Speisekarten-Vorlage Gericht für Gericht mit Ihren tatsächlichen Angeboten und setzen Sie die richtigen Fußnoten-Buchstaben entsprechend der Excel-Auswertung
• Fügen Sie Ihr Logo in der Kopfzeile der Speisekarten-Vorlage ein
• Ergänzen Sie das Schulungsprotokoll um Ihren Betriebsnamen und betriebsspezifische Sicherheitsanweisungen

Von der Vorlage zur Software

Vorlagen sind ein guter und oft ausreichender Einstieg in die Allergen-Compliance. Für kleine Betriebe mit stabiler Speisekarte und wenigen Lieferanten funktionieren gut gepflegte Vorlagen dauerhaft.

Wo Vorlagen an ihre Grenzen stoßen:

• Häufige Lieferantenwechsel: Jede Änderung erfordert manuelle Nachführung in der Excel-Tabelle und auf der Speisekarte
• Große Speisekarten: Viele Gerichte, viele Zutaten, viele Produkte — der manuelle Pflegeaufwand steigt proportional
• Unangekündigte Reformulierungen: Die Vorlage erkennt keine Änderungen in Zutatenlisten — das müssen Sie manuell feststellen

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Häufige Fragen

Wo finde ich kostenlose Vorlagen für die Allergenkennzeichnung?

Auf dieser Seite können Sie drei kostenlose Vorlagen herunterladen, die gemeinsam die gesetzlichen Anforderungen der EU-Lebensmittelinformationsverordnung (LMIV) abdecken. Die Speisekarten-Vorlage im Word- und PDF-Format enthält ein vollständig vorkonfiguriertes Fußnoten-System mit allen 14 EU-Allergenen und den 14 kennzeichnungspflichtigen Zusatzstoff-Klassen. Die Excel-Dokumentation ermöglicht die systematische Erfassung aller Zutaten und deren Allergen-Gehalt, mit automatischer Berechnung der Allergen-Zusammensetzung pro Gericht. Das Schulungsprotokoll im PDF-Format dokumentiert Mitarbeiter-Schulungen mit Teilnehmerliste, Inhalten und Unterschriften. Alle Vorlagen sind sofort einsatzbereit und können frei an Ihren Betrieb angepasst werden.

Welche Vorlage ist die richtige für mein Restaurant?

Das hängt von Ihrer aktuellen Situation und Ihrem konkreten Bedarf ab. Haben Sie noch keine strukturierte Allergen-Kennzeichnung auf der Speisekarte, ist die Speisekarten-Vorlage Ihr Einstiegspunkt — sie gibt Ihnen ein fertiges, rechtssicheres Format mit Fußnoten-System, das Sie nur noch mit Ihren Gerichten befüllen müssen. Parallel dazu empfiehlt sich der sofortige Einsatz der Excel-Dokumentation, um die Allergen-Zusammensetzung aller Gerichte systematisch herzuleiten und nachvollziehbar zu dokumentieren.

Das Schulungsprotokoll setzen Sie ein, sobald Sie Ihr Team auf den neuen Stand bringen — spätestens wenn die aktualisierte Speisekarte in Betrieb geht. Idealerweise nutzen Sie alle drei Vorlagen als aufeinander aufbauendes System: Die Excel-Tabelle liefert die Daten, die Speisekarten-Vorlage bildet sie ab, und das Schulungsprotokoll dokumentiert die Mitarbeiter-Einweisung.

Reicht eine Vorlage oder brauche ich Software?

Für kleine Betriebe mit einer überschaubaren Speisekarte und stabilen Lieferantenbeziehungen sind gut gepflegte Vorlagen ein dauerhaft geeignetes und vollständig gesetzeskonformes Werkzeug. Die Anforderungen der LMIV an die Dokumentation können mit sorgfältig geführten Excel-Tabellen und aktuellen Speisekarten erfüllt werden.

Wo Vorlagen an ihre praktischen Grenzen stoßen: Bei häufigen Lieferantenwechseln oder Rezepturänderungen erfordert jede Änderung manuelles Nachführen in der Excel-Tabelle, in der Speisekarten-Vorlage und in der Mitarbeiter-Information. Das ist zeitaufwändig und fehleranfällig — insbesondere wenn eine Zutat in vielen verschiedenen Gerichten verwendet wird und eine Änderung alle betroffenen Gerichte gleichzeitig betrifft. Bei größeren Betrieben mit breiter Speisekarte oder wechselnden Tagesangeboten empfiehlt sich der Wechsel zu einer Software wie ChinaYung, die diese Prozesse automatisiert.

Kann ich die Vorlagen an meinen Betrieb anpassen?

Ja — alle drei Vorlagen sind für die freie Anpassung konzipiert. Die Speisekarten-Vorlage liegt im Word-Format vor und kann mit jedem gängigen Textverarbeitungsprogramm bearbeitet werden: Schriftarten und -größen ändern, Farben Ihrer Corporate Identity anpassen, Gerichte einfügen, Ihr Logo in der Kopfzeile platzieren. Die Excel-Dokumentation enthält vorkonfigurierte Formeln, die Sie beliebig erweitern können — neue Produkte und Gerichte können jederzeit hinzugefügt werden. Das Schulungsprotokoll können Sie um betriebsspezifische Inhalte, Sicherheitsanweisungen oder interne Verfahrensanweisungen ergänzen.

Einen wichtigen Bereich sollten Sie unverändert lassen: die gesetzlichen Formulierungen der Allergen-Legende (z. B. „Glutenhaltiges Getreide“ statt einer eigenen Bezeichnung) und die Zusatzstoff-Hinweise (z. B. „mit Konservierungsstoff“). Diese Formulierungen sind in der LMIV und der Zusatzstoff-Zulassungsverordnung rechtlich festgelegt — eigene Formulierungen könnten die rechtliche Konformität beeinträchtigen.

Zuletzt aktualisiert: März 2026 · ChinaYung — Allergenkennzeichnung für die Gastronomie